En la actualidad toda actividad económica y social requiere la elaboración de un proyecto para determinar los recursos necesarios y donde se aplicarán. Por tanto, un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado, en el cual se destacan dos elementos básicos que son: las actividades y los recursos. LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento. Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación. LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo. Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.
Entre los factores claves de éxito de un proyecto, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: 1.- Una Buena Planeación: Mediante el cual se desarrolla suficiente información estratégica para que los dueños puedan medir el riesgo y decidir si comprometen los recursos necesarios para maximizar posibilidad de éxito de un proyecto. El administrador del proyecto debe anticiparse a los problemas que podrían surgir, así como preparar soluciones tentativas a esos problemas. La planeación es un proceso que solamente se completa cuando el proyecto mismo se termina. Conforme la información se hace disponible, el plan debe revisarse regularmente. Las metas globales del negocio son un factor importante que debe considerarse cuando se formula el plan del proyecto. Conforme esto cambie, los cambios en el proyecto serán necesarios. 2.- Cada quien debe asumir un rol: Las personas y sus expectativas crean un ambiente mas grande en donde los proyectos se llevan a cabo. La comunicación puede concretar o deshacer proyectos. Los administradores de proyectos tienen la gran responsabilidad de construir modelos de comunicación sólida que ayude, como instrumento para tener información clara, concisa y oportuna para atender las metas, expectativas, tareas, revisiones, retroalimentación y el asesoramiento requerido durante el ciclo del proyecto para promover el éxito y la transparencia en el proyecto. Así, la comunicación puede ser una herramienta estratégica no solo para el proyecto y comunicación externa sino también para la comunicación interna y la mejora. En definitiva, Debe tenerse claro canales claros de comunicación con roles y responsabilidades bien definidas, proporcionar comunicación precisa y concisa, involucrar a todos los integrantes necesarios y mantener contacto regularmente para mantener transparencia durante todas las transacciones, aclarar dudas, superar desafíos y prevenir riesgos que afecten al proyecto, crear una relación de confianza entre las partes. 3.- Adecuada Evaluación: la evaluación del impacto del proyecto e iniciativas que conforman el conjunto de primeros pasos hacia una Sociedad de Aprendizaje son de suma importancia, sobre todo dada la novedad del enfoque propuesto. El objetivo implica la constante corrección, ampliación y replicación de las primeras experiencias. Sin una evaluación adecuada de los resultados preliminares y una corrección oportuna con base a los problemas encontrados, las perspectivas de crear estas dinámicas se limitarán innecesariamente. 4.- Adecuada Administración en cuanto a su ejecución, recursos, riesgo, monitoreo y control: En el ámbito del mercado la capacidad de administrar proyectos de forma eficaz constituye un requisito básico para las empresas de tamaño medio. Una solución tecnológica que automatice los procesos, establezca conexiones sencillas entre aplicaciones y sistemas y permita el acceso a la información sobre proyectos por Internet permitirá a su organización reducir el tiempo empleado en la administración de proyectos, para concentrarse en la creación de servicios y productos innovadores. Una solución capaz de automatizar la administración de proyectos puede ayudar a sus empleados a: •ahorrar tiempo en tareas de ubicación y mantenimiento de datos. •colaborar de forma más eficaz, tanto dentro de la empresa como con socios externos. •asegurar el control de las versiones de los documentos de proyectos.
Existe un proceso que conduce a la toma de decisión, cuyos aspectos de gran importancia son: 1.- Identificación del Problema: Es importante identificar el problema por ser el punto de orientación a lo que se quiere alcanzar 2.-Definición de Alternativas: Se debe presentar varias alternativas de solución que estén acorde a lo planteado 3.- Clasificación de Alternativas: Seleccionar la mejor alternativa que oriente a la solución del problema como se esperaba.4.- Análisis de la viabilidad de cada alternativa.. 5.- Evaluación de Alternativas:: Se debe reunir evidencia concreta acerca de los logros y limitaciones del proyecto, 6.- Selección de Alternativas: Realizar la escogencia de una alternativa que permita la toma de medidas correctivas durante el transcurso de la implementación del proyecto. 7.- Toma de Decisión: Descubrir cómo la solución adecuada puede ayudar a su organización a automatizar la administración de proyectos, de modo que pueda concentrarse en el crecimiento de su empresa.
El reto para garantizar el éxito de los proyectos, los detalles de los mismos habrán de almacenarse en una solución tecnológica centralizada. Los miembros del equipo de un proyecto deberán permanecer involucrados, actualizados y conectados a la información clave financiera y de flujo de trabajo relacionada con el proyecto. Además, su organización deberá disponer de un método apropiado que proporcione a los empleados, socios y contratistas acceso rápido a los datos e informes actuales del proyecto, tanto en la oficina como desde ubicaciones remotas. Finalmente, para mejorar la seguridad de los documentos del proyecto y de la información confidencial de sus clientes, su empresa necesitará encontrar el modo de proporcionar acceso a los datos sólo a los miembros del equipo del proyecto que lo necesitan. Los desafíos suelen multiplicarse cuando una empresa no cuenta con una solución de software centralizada para agregar y recuperar información y un método integrado, estandarizado y seguro que permita el seguimiento instantáneo de los proyectos, de principio a fin.
BIBLIOGRAFÍA
Comunidad Virtual de Contadores F y A, C.A. (2007). Curso de Análisis de Estados Financieros. Cd de RedContable.com. Caracas-Venezuela.
No hay comentarios:
Publicar un comentario